Materi Kelas 7 :Program Aplikasi (Kegunaan Program Aplikasi)

2.Microsoft Excel

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007.

Pekerjaan yang sering ditangani Mcrosoft Excel antara lain :

1.Menentukan jumlah , rata-rata , nilai terendah , nilai tertinggi , dan cacah data

Pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan mengunakan fasilitas yang disebut “fungsi”.

Fungsi yang dimaksud adalah:

= Sum (range), untuk menentukan jumlah

= Average (range), untuk menentukan rata-rata

= Min (range), untuk menentukan nilai terkecil

= Max (range), untuk menentukan nilai terbesar

= Count (range), untuk mencari atau menentukan cacah data

Cara menggunakan fungsi AUTO SUM ini silahkan diikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Masukkan angka-angka atau data kedalam table atau sel-sel di lembar kerja ms excel. Seperti contoh gambar berikut ini.
   
   
2. Blok sel yang berisi angka-angka sampai pada sel dimana hasil penjumlahan akan ditampilkan, misalnya sampai pada baris JUMLAH.
   
   

3. Setelah itu klik icon Auto Sum pada ribbon Home, group menu editing
   
   

 Maka hasil penjumlahan secara otomatis akan ditampilkan dengan akurat.

Cara menggunakan fungsi AVERAGE ini silahkan diikuti langkah-langkah berikut ini.

=AVERAGE(range data)

Penjelasan bahwa range data di atas adalah kita blok data yang ingin cari rata-ratanya

Perhatikan Data di bawah yang akan kita cari rata-ratanya

Seperti yang diketahui bahwa Rata-rata terletak pada cell E19 (pertemuan antara kolom E dan baris 19) dan table data yang akan dicari rata-ratanya adalah cell E9 sampai dengan E17 (secara menurun)

Jadi dalam pembuatan rumus AVERAGE kita lakukan pada cell E19, sehingga menjadi

=AVERAGE(blok data yang akan kita cari rata-ratanya)

Sehingga rumus yang sebenarnya adalah

=AVERAGE(E9:E17)

Cara menggunakan fungsi COUNT ini silahkan diikuti langkah-langkah berikut ini.

=COUNT(range data)

Penjelasan bahwa range data di atas adalah kita blok data yang ingin cari Nilai Terendahnya

Seperti yang terlihat dari cell B6 sampai B24 tiap cell/kota berisi data yang berbeda-beda, ada yang 1 cell/kota tulisan saja dan ada yang angka saja. Dalam rumus ini kita akan mencari jumlah kotak/cell yang berisi angka saja

Sehingga pada cell B25 kita membuat rumus

=COUNT(blok data yang akan kita cari jlh angkanya)

Sehingga rumus pastinya adalah

=COUNT(B6:B24)

erhatikan Data di bawah yang akan kita cari jumlah angkanya

Cara menggunakan fungsi MIN ini silahkan diikuti langkah-langkah berikut ini.

Berikut tata cara Penulisan MIN

=MIN(range data)

Penjelasan bahwa range data di atas adalah kita blok data yang ingin cari Nilai Terendahnya

Perhatikan Data di bawah yang akan kita cari Nilai terendahnya

Seperti yang diketahui bahwa Nilai Terendahnya terletak pada cell E21 (pertemuan antara kolom E dan baris 21) dan table data yang akan dicari Nilai Terendahnya adalah cell E9 sampai dengan E17 (secara menurun)

Jadi dalam pembuatan rumus MIN kita lakukan pada cell E21, sehingga menjadi

=MIN(blok data yang akan kita Nilai Terendahnya)

Sehingga rumus yang sebenarnya adalah

=MIN(E9:E17)

Cara menggunakan fungsi MAX ini silahkan diikuti langkah-langkah berikut ini.

Berikut tata cara Penulisan MAX

=MAX(range data)

Penjelasan bahwa range data di atas adalah kita blok data yang ingin cari Nilai Tertingginya

Perhatikan Data di bawah yang akan kita cari Nilai terendahnya

Seperti yang diketahui bahwa Nilai Tertinggi terletak pada cell E20 (pertemuan antara kolom E dan baris 20) dan table data yang akan dicari Nilai Tertingginya adalah cell E9 sampai dengan E17 (secara menurun)

Jadi dalam pembuatan rumus MAX kita lakukan pada cell E20, sehingga menjadi

=MAX(blok data yang akan kita Nilai Tertingginya)

Sehingga rumus yang sebenarnya adalah

=MAX(E9:E17)

2. Menentukan jumlah kali, hasil pembagian , hasil penambahan , dan hasil pengurangan    

Hasil kali, hasil pembagian, hasil penambahan dan hasil pengurangan dapat ditentukan dengan mengunakan simbol operasi

·       *, untuk mengalikan

·       /, untuk membagi

·       +, untuk menambah

·       -, untuk mengurangan

3.Menentukan suatu alternative

Fungsi IF merupakan fungsi logika, yang artinya suatu nilai mempunyai syarat dan dapat bernilai benar jika syarat terpenuhi serta bernilai salah jika syarat tidak terpenuhi. Secara umum rumus fungsi IF dalam Microsoft Excel adalah sebagai berikut :

IF(Logical_Test;Value_if_True;Value_if_false) atau

IF(Syarat;Hasil_Jika_Syarat_Terpenuhi;Hasil_Jika_Syarat_Tidak_Terpenuhi)

Terdapat daftar nilai siswa-siswi yang mempunyai keterangan lulus dan tidak lulus, dengan syarat jika nilai lebih kecil atau sama dengan 50 maka siswa dinyatakan “Tidak Lulus”.

Dari gambar diatas kita dapat menggunakan fungsi IF untuk memberikan hasil pada keterangan berdasarkan nilai yang didapat. Coba buat tabel seperti pada gambar diatas, dengan mengosongkan data keterangan karena akan diisi menggunakan rumus fungsi IF. Setelah selesai coba masukan rumus berikut ini pada sel D3.
=IF(C3<=50;”Tidak Lulus”;”Lulus”)

Kemudian tekan enter untuk melihat hasilnya, setelah terlihat hasilnya coba copy kan rumus tersebut untuk sel D4 sampai dengan D7.Fungsi IF diatas adalah fungsi IF sederhana,  kita bisa menggabungkan beberapa fungsi bersamaan dengan Fungsi IF.

4.Pembacaan Tabel

Pembacaan tabel banyak digunakan dalam suatu kantor yang mempunyai banyak karyawan dengan golongan yang berbeda-beda. Pembacaan tabel dalam Microsoft excel menggunakan fungsi :

= Vlookup (sel kunci, range yang dibaca, ofset kolom, false)

= Hlookup (sel kunci, range yang dibaca, ofset baris, false)

Vlookup

Langkah 1 : Mari kita buat satu sheet bernama Master Siswa, kemudian kita buat 4 kolom yaitu Kode Siswa, Nama Siswa, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin.

Membuat Tabel Master

Langkah 2 : Biar lebih mudah diingat, kita namakan tabel di atas Master_Siswa, caranya masuk ke menu Insert ->Name -> Define, kemudian kita namakan Master_Siswa.

Memberi nama tabel master

Langkah 3 : Kita buat satu sheet bernama Ranking

Sheet untuk Ranking

Langkah 4 : Kita isikan formula di cell pada kolom nama siswa, misalnya D6. Untuk memilih formula masuk ke menu Insert -> Function, kemudian masukkan nama VLOOKUP.

Memasukkan Formula VLOOKUP

Rumusnya menjadi : =VLOOKUP(C6, Master_Siswa, 2, False)

Range_Lookup kita isikan false saja. Selanjutnya formula kita copy jangan lupa untuk menambahkan tanda dollar ($) di depan kolom, karena untuk mencegah kolom berubah apabila dicopy ke samping, sebagai berikut :

=VLOOKUP($C6, Master_Siswa, 2, False)

Hasil Akhir :

Hlookup

=HLookUp(lookup_value;table_array;row_index_num;[range_lookup])

atau diterjemahkan sebagai berikut:

=Hlookup(data yang dicari;tabel;baris_yang_diingikan;[range])

Dengan pengertian bahwa kita akan mencari / mengambil data dari sebuah tabel secara Horizontal, horizontal disini maksudnya adalah kita mengambil data berdasarkan nilai baris dalam Microsoft Excel. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh dibawah ini :

Buatlah tabel seperti contoh di atas dengan data entri 5 saja, kemudian buat percobaan pengambilan data dengan membuat bagian Baris pada F10 dan isi baris pada G10. Untuk melihat hasilnya kita buat “Hasil yang ditemukan” pada D12, dan hasilnya pada E12. E12 di isi dengan rumus sebagai berikut :

E12=HLOOKUP(C4;C4:D8;G10)

Maksud dari rumus diatas adalah kita akan mengambil data dimulai dari C4, dengan data tabel dari  C4 s/d D8. G10 dalam rumus adalah baris yang akan kita ambil datanya. Di G10 bisa kita ubah datanya untuk melihat hasilnya, dalam contoh diatas G10 diisi dengan nilai 2 dan hasilnya adalah Rio.

Perlu di ingat bahwa kita tidak hanya dapat mengambil data tabel dalam satu sheet saja tetapi juga bisa berbeda sheet dengan menambahkan namasheet!Data

Contoh :

Sheet2!C4

5.Pembuatan Grafik

  Program aplikasi Microsoft excel menyediakan fasilitas untuk pembuatan grafik secara mudah, cepat dan akurat dengan menggunakan fasilitas insert chart.

1. Pertama-tama buatlah data yang akan dibuat grafik dalam bentuk table. Sebagai contoh bisa dilihat gambar dibawah ini.
   
   
2. Blok area table mulai B3 sampai dengan D15
   
   
3. Buka ribbon Insert kemudian pilih salah satu bentuk grafik yang diinginkan pada group menu charts. Misalnya kita pilih saja bentuk columndengan sub pilihan 2-D column seperti gambar dibawah ini.
   
   
4. Maka secara otomatis grafik akan muncul di lembar kerja tersebut. Dapat anda lihat bahwa antara grafik dan data saling terhubung. Jika data di table anda rubah, maka secara otomatis grafik juga akan berubah. Kini anda dapat memperbesar ukuran grafik dengan drag pojok cart area kearah keluar kemudian atur sesuai dengan keinginan.
   
   

Cara diatas adalah cara dasar untuk membuat grafik di Ms Excel. Untuk cara yang lebih mendetail akan diulas pada postingan berikutnya, seperti merubah warna grafik, memberi data pada grafik, memberi judul, mengatur legend dan sebagainya.

6.Menyaring data

Untuk cara memfilter data di excel sangatlah gampang. Pertama buat data yang akan difilter seperti dibawah ini.

terus buat tabel kriteria dan tempat untuk hasil memfilter data. Lihat gambar contoh dibawah.

Setelah membuat tabel. Cari menu Data, advanced. Lihat gambar, jika bingung.

Setelah mengklik tombol advanced, maka akan muncul jendela advanced filter. Centang yang ada tulisan another copy. Terus isi baris pertama dengan range data yang akan difilter. Baris kedua, blok range yang menjadi kriteria. Baris ketiga, blok title yang akan dimunculkan setelah difilter.

Terakhir, hasil pemfilteran sudah terlihat. Contoh seperti dibawah ini.

7.Mengurutkan data

Mengurutkan data di Excel dilakukan dengan menjalankan perintah Sort. Ada dua jenis pengurutan yang dapat dipilih sesuai dengan yang kita inginkan.

1. Urutan naik (Ascending)

Pilihan Ascending akan menghasilakn data yang berurutan dari nilai yang terkecil sampai nilai terbesar. Bila data yang diurutkan berbentuk teks, data akan diurutkan dari abjad A sampai Z,

2. Urutan turun (Descending)

Pilihan descending akan menghasilkan data yang berurutan dari nilai terbesar sampai nilai terkecil. Bila data yang diurutkan berbentuk teks, data akan diurutkan dari abjad Z sampai A.

A.Mengurutkan Data dengan Satu Kolom Acuan

Mengurutkan data dengan satu kolom acuan dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Pilihlah semua sel yang memuat data-data yang ingin diurutkan.

2. Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3. Pada kotak pilihan Sort by, pilihlah kolom yang menjadi acuan pengurutan.

4. Pilihlah Ascending bila pengurutan dilakukan dari data yang terkecil ke data yang terbesar dan pilihlah Descending bila urutan dilakukan dari data yang terbesar ke data yang terkecil.

5. Pada bagian pilihan My data range has, pilihlah Header row jika judul kolom pada langkah 1 ikut dipilih dan pilihlah No header row jika langkah 1 judul kolom tidak ikut dipilih.
6. Klik tombol OK.


B. Mengurutkan Data Berdasarkan Dua atau Tiga Kolom

Mengurutkan data berdasarkan dua atau tiga kolom acuan berarti pengurutan data dilakukan dengan mengurutkan data pada kolom acuan pertama, kemudian apabila pada kolom pertama terdapat besar data yang sama maka pengurutan dilanjutkan dengan mengacu pada kolom kedua, demikian seterusnya.

* Mengurutkan data dengan acuan beberapa kolom dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini.

1. Pilih sel-sel yang memuat data yang akan diurutkan.

2. Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3. Pada pilihan Sort by, pilih kolom acuan pertama, kemudian pilih tipe pengurutan (Ascending atau Descending).

4. Pada pilihan Then by, pilih kolom acuan kedua, kemudian pilih tipe pengurutan.

5. Pada pilihan Then by berikutnya, pilih kolom acuan ketiga, kemudian pilih tipe pengurutan.

6. Pada bagian My list has, pilihlah Header row jika sel yang memuat judul kolom ikut dipilih dan sebaliknya, pilihlah No header row jika sel yang memuat judul kolom tidak ikut dipilih.

7. klik tombol OK.



C. Mengurutkan Data Berdasarkan Bulan atau Hari

Bila data yang akan diurutkan berdasarkan kolom yang terdiri dari nama bulan atau hari, pengurutan harus dilakukan berdasarkan bulan atau hari. Pengurutan data berdasarkan bulan atau dapat dilakukan denagn langkah-langkah berikut ini.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan diurutkan.

2. Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3. Pilihlah kolom yang memuat nama Bulan yang menjadi acuan pada kotak pilihan Sort by dan tipe pengurutan Ascending.

4. Klik tombol Options. Kotak dialog Sort Options akan ditampilkan.

5. Pilihlah Januari, Februari, Maret, …, dst, pada kotak pilihan First key sort order.

6. Klik tombol OK. Kotak Sort Options akan ditutup.

7. Klik tombol OK.

2. Menyaring Data

* Menyaring data adalah sebagai berikut:

v Menyaring data untuk menampilkan data terbesar atau terkecil dalam jumlah tertentu

v Menyaring data dengan nilai tertentu

v Menyaring data di antara dua nilai tertentu

v Menyaring data yang lebih besar atau lebih kecil dari nilai tertentu

v Menyaring data yang berbentuk teks


A. Meyaring Data Terbesar atau Terkecil

Menyaring data terbesar atau terkecil berarti menampikan data terbesar atau terkecil dari kumpulan data yang ada. Dalam melakukan penyaringan data terbesar atau terkecil, yang perlu kita lakukan adalah menentukan berapa banyak data terbesar atau terkecil yang akan ditampilkan. Berikut adalah langkah-langkah untuk menampilkan data terbesar atau terkecil.

1. Pilihlah data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilihlah Filter. Klik perintah AutoFilter. Pada setiap kolom data akan tampak tanda panah ke bawah.

3. Klik tanda panah pada kolom Jumlah, klik Top 10. Kotak Top 10 AutoFiletr akan ditampilkan.

4. Pada kotak pilihan Show, pilihlah Top untuk menampilkan data terbesar atau pilihlah Bottom untuk menampikan data terkecil.

5. Masukkan jumlah data terbesar atau terkecil yang ingin ditampilkan (misalnya, 300 data).

6. Klik tombol OK. Data yang akan disaring berdasarkan pilihan yang sudah dibuat.


B. Menyaring Data dengan Besar Tertentu

Langkah-langkah untuk menyaring data dengan nilai tertentu adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3. Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan.

4. Pilihlah data yang sesuai dengan nilai yang dicari. Semua data dengan nilai yang dipilih akan ditampilkan.



C. Menyaring Data Lebih Besar atau Lebih Kecil dari Nilai Tertentu

Misalnya kita ingin menampilkan semua nilai ujian saringan masuk yang jumlahnya di atas 21. Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilih Filter, kemudian klik AutoFilter.

3. Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan, klik Custom. Kotak dialog Custom AutoFilter akan ditampilkan.

4. Pada kotak daftar pilihan yang pertama, klik tanda panah ke bawah dan pilih is greater than.

5. Pada kotak di sampingnya ketik nilai data yang akan menjadi batas penyaringan.

6. Klik tombol OK.

Pilihan penyaringan tersebut akan menampilkan semua data dengan nilai lebih besar dari 21. Apabila kita ingin ingin menampilkan data yang bernilai lebih besar atau sam dengan 21, pilihan yang harus dibuat adalah is greater than or equal to. Sebaliknya, apabila kita ingin menyaring data dengan nilai yang lebih kecil dari nilai tertentu, pilihan yang harus dibuat adalah is less than. Apabila kita ingin menyaring data dengan nilai lebih kecil atau sama dengan nilai tertentu, pilihan yang harus dibuat adalah is less than or equal to.

D. Menyaring Data di antara Dua Angka Tertentu

Jika kita ingin menampilkan data jumlah nilai ujian saringan masuk dengan nilai yang lebih besar dari 20 dan lebih kecil atau sama dengan 25. Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3. Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan, pilih Custom. Kotak dialog Custom AutoFilter akan ditampilkan.

4. Pada kotak pilihan, pilihlah is greater than dan kemudian masukkan batas bawah nilai penyaringan (pada kasus ini 20).

5. Pada pilihan And dan Or, pilihlah And.

6. Pada kotak pilihan kedua, pilihlah is less than or equal to, dan kemudian masukkan batas atas nilai penyaringan (pada kasus ini 25).

7. Klik tombol OK.


E. Menyaring Data Teks

Jika kita ingin menampilkan nama-nama calon siswa yang dimulai dengan huruf H atau K. Kita dapat melakukan penyaringan dengan menggunakan karakter tersebut sebagai batasan penyaringan.

* Ada beberapa pilihan batasan penyaringan yang dapat digunakan untuk melakukan penyaringan data yang berbentuk teks, antara lain.

· begins with: menampilkan data yang dimulai dengan karakter yang sama dengan karakter yang ditemukan.

· does not begin with: menampilkan dat yang dimulai dengan karakter yang tidak sama dengan karakter yang ditentukan.

· ends with: menampilkan data yang mempunyai karakter terakhir yang sama dengan karakter yang ditentukan.

· contains: menampilkan data yang mempunyai karakter yang sama dengan karakter yang ditentukan.

Langkah-langkah untuk menyaring data berbentuk teks adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3. Klik tanda panah di kolom yang menjadi dasar penyaringan, pilihlah Custom.

4. Pada kotak pilihan pertama, pilihlah begins with, masukkan karakter yang menjadi batasan penyaringan (karakter H).

5. Pada pilihan And dan Or, pilihlah Or.

6. Pada kotak pilihan kedua, pilihlah begins with, masukkan karakter yang menjadi batasan penyaringan (karakter R).

7. Klik tombol OK.

Penyaringan di atas akan menampilkan semua data yang dimulai dengan huruf H atau R.